स्प्रेडशीट के साथ मेल मार्जन का इस्तेमाल करते हुए विद्यार्थियों की वार्षिक रिपोर्ट निम्नलिखित कदमों का इस्तेमाल करके तैयार की जा सकती है-

1. सबसे पहले एम०एस० वर्ड में हम मैनूयल रिपोर्ट फारमैट बनायेंगे। यहां हम विद्यार्थियों के विवरण जैसे कि दाखिला नंबर, रोल नंबर, नाम, पिता का नाम और हम एक विषय के नंबर और उसका रिजल्ट और विद्यार्थियों के अंकों का प्रतिशत आदि दर्शाएंगे।

2. दूसरी तरफ, हम एक एक्सल वर्कशीट तैयार करते हैं जिसमें विद्यार्थी का दाखिला नंबर, रोल नंबर, नाम, पिता का नाम, विषय के अनुसार प्राप्त किए अंक जैसे पंजाबी, अंग्रेजी, गणित, विज्ञान, सामाजिक, EVS और कंप्यूटर के grades भरे जाते हैं।

3. अब Mailing tab पर Click करें और Start Mail Merge को क्लिक करें। उसके बाद Letter options को चुनें जो हमने पहले ही बनाई हुई है।

4. अब Select Recipients पर क्लिक करें और Using Existing List Option को Select करें। Select Table, Dialog Box का इस्तेमाल करते हुए Excel Sheet को चुनें और OK पर Click करें।

5. अपने Cursor को उस जगह पर रखें जिस जगह Excel Sheet में Value को रखना है। अब Insert Merge Field Option पर जायें जो कि Write and Insert Fields Group में है। Drop Down Menu खुल जायेगा जिसमें चुनी हुई Excel Work Sheet के Field, Names
होंगे।

6. Field Names को एक-एक करके विद्यार्थी की वार्षिक रिपोर्ट में Cursor को सही जगह पर रखकर Select करें।

7. सभी क्षेत्रों को इनसर्ट करने के बाद हम प्रीविऊ रिज़ल्ट ऑप्शन को क्लिक करके विद्यार्थियों के नतीजों का प्रीविऊ देख सकते हैं। नेवीगेशन बटनों का प्रयोग करते हुए अगले और पहले विद्यार्थी, पहले और आखिरी विद्यार्थी के नतीजों को भी देखें।

8. अब Finish & Merge ऑप्शन पर क्लिक करें और मीनू से Edit Individual Document का चुनाव करें। एक नया Merge to New Document डायलॉग बॉक्स खुल जाएगा। एक्सल वर्कशीट में सभी विद्यार्थियों के रिपोर्ट कार्ड को दिखाने के लिए ऑप्शन All को चुनें और OK पर क्लिक करें।

9. अपने दस्तावेज़ को Save करें।